Naar de inhoud
Timatic
Menu

Grip op projecten, budgetten en tegoeden

Timatic geeft realtime inzicht in de status van projecten en budgetten.

Je ziet direct hoeveel uren zijn besteed, hoeveel er nog beschikbaar zijn en waar overschrijdingen dreigen.

Boek een demo

Budgetten kunnen bestaan uit meerdere tegoeden of strippenkaarten per klant, waardoor complexere afspraken correct worden verwerkt.

Belangrijke drempels worden automatisch gesignaleerd, zoals bij 70%, 90% en 100% verbruik. Bij een overschrijding zal de service manager van deze betreffende klant een mailnotificatie krijgen. En maandelijks ontvangt hij/zij een totaaloverzicht van alle tegoeden van zijn/haar klanten.

Voorheen hielden we budgetten en tegoeden handmatig bij in spreadsheets. Nu ziet Timatic automatisch wanneer een tegoed ververst, hoeveel budget er per periode nog resteert, en waarschuwt het systeem ons ruim voordat een klant over zijn budget heen dreigt te gaan.

  1. Meerdere tegoeden per klant

  2. Automatisch overzicht per periode

  3. Waarschuwing bij 70/90/100%

Eenmalige en terugkerende tegoeden

Elk budget hoort bij één klant en heeft een budgettype. Dat type bepaalt wat er nodig is, bijvoorbeeld een einddatum, een verantwoordelijke, een contractnummer, een totaalprijs of een ticket bij elke urenregel.

Een eenmalig budget is één pot uren voor de hele looptijd, zoals een strippenkaart. Een terugkerend budget vernieuwt elke maand of elk jaar: in elke periode zijn de uren opnieuw beschikbaar en wat aan het eind over is, vervalt. Stopt een afspraak eerder, dan archiveer je het budget en eindigt de laatste periode op die datum.

  • Maandelijkse periodes lopen standaard gelijk met de kalendermaand
  • Uren die net voor de start of na het einde zijn geboekt, tellen mee in de eerste of laatste periode
  • Optioneel boeken alleen de medewerkers die je toestaat op een budget

Per maand zien hoe een tegoed beweegt

Timatic berekent per budget en per maand hoe het tegoed bewoog, steeds opnieuw uit de urenregels zelf. Daardoor is het overzicht voor elke afgelopen maand te reproduceren, zonder aparte administratie. Correcties tellen mee in de maand waarin ze zijn gemaakt, zodat het overzicht altijd aansluit op de geboekte uren.

Het maandoverzicht is te exporteren, ook als boekingsregels voor Exact Globe.

Per maand zie je:

  • Het beginsaldo
  • Wat er binnen het budget is verbruikt
  • Wat er buiten het budget is verbruikt
  • Wat er is vervallen aan het eind van een periode
  • Wat er bij een nieuwe periode is bijgekomen
  • Het eindsaldo

Veelgestelde vragen

Hoe werkt versiebeheer van een budget?

Wanneer een tarief of budget wijzigt, maakt Timatic een nieuwe budgetversie aan die pas geldt vanaf de ingangsdatum. Eerdere periodes blijven ongewijzigd, zodat al verwerkte uren nooit met terugwerkende kracht veranderen.

Hoe worden periodes automatisch bepaald?

Bij een eenmalig budget is er één periode. Bij een terugkerend budget genereert Timatic automatisch opeenvolgende periodes op basis van de ingestelde vernieuwingsfrequentie, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks.

Wat gebeurt er als een klant meerdere tegoeden of strippenkaarten heeft?

Een budget kan uit meerdere tegoeden bestaan. Timatic houdt per tegoed het startsaldo, het verbruikte en verlopen krediet en het eindsaldo bij, zodat ook complexere afspraken met meerdere strippenkaarten correct worden verwerkt.

Wat gebeurt er als een klant over zijn budget heen gaat?

Als medewerkers nog uren blijven maken, dan moeten ze dat gewoon kunnen registreren. Timatic signaleert automatisch belangrijke drempels, zoals bij 70%, 90% en 100% verbruik, zodat de service manager tijdig een melding krijgt. Dan kun je het gesprek aangaan over de meerwaarde die je levert.

Kan ik altijd zien hoeveel budget er nog over is?

Ja. Timatic berekent afhankelijk van het tegoed de stand per maand, per jaar of doorlopend zoals bij een strippenkaart. En de service manager ontvangt een periodiek overzicht van alle tegoeden van zijn of haar klanten.

Ontdek ook

Klaar om grip te krijgen op je projecten, budgetten en tegoeden?

Boek een demo